Fonction

Sous la responsabilité de la Responsable du service des Achats :
 

• Vous participez activement à la gestion des achats pour certaines familles d’articles/services parmi les suivantes, et agissez à titre de backup pour d’autres : téléphonie mobile, multifonctions, voyages d’affaires, cartes essences, fontaines à eau, courrier express, postes de travail, petits équipements et consommables informatiques, petit mobilier et consommables de bureau, distributeurs de café, toges, services traiteur, matériel et produits de laboratoire, chèques cadeaux, …
• En concertation avec l’utilisateur·trice, vous êtes à l’écoute de ses besoins spécifiques et contribuez à l’élaboration de cahiers des charges pour les articles et services requis ;
• Vous êtes responsable de l’approvisionnement de ces articles et services (approbation de paniers d’achats et commandes) et, le cas échéant, de la gestion de la flotte de ces articles ;
• Vous prenez en charge de A à Z des procédures de marchés publics de faibles montants (jusqu’à 30.000 euros HTVA) ;
• Pour certaines familles d’articles/produits dont vous avez la charge et pour lesquelles une facturation centralisée est mise en place, vous vérifiez les factures et vous préparez les batches (fichiers Excel) de refacturation interne qui seront injectés dans l’ERP SAP de l’UCLouvain ;
• Vous maintenez à jour les informations utiles à la communauté UCLouvain sur les pages intranet dédiées aux familles d’articles/produits dont vous avez la charge ;
• Vous coordonnez, avec l’équipe support, l’installation et les tests de catalogues électroniques mis en place dans notre SRM (Supplier Relationship Management) avec certains fournisseurs ;
• Vous vous assurez de la bonne exécution des marchés publics, en ce compris le traitement et le suivi actifs des problèmes liés aux achats et aux livraisons des produits/services ;
• Vous contribuez à la professionnalisation continue des processus d'achat et d'approvisionnement.

Des liaisons fonctionnelles (transversales, extérieures…) avec les interlocuteurs·trices suivant·es font partie intégrante de la fonction : la Direction de la gestion des dépenses, les autres acheteur·euse·s (pour lesquels un rôle de backup est à assurer), la Responsable marchés publics, les client·es internes de l’Université, les fournisseurs, les cellules comptables et logistiques, …

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité et/ou de l'Institution.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier/graduat à orientation économique - juridique ou équivalent ;
• Une expérience de 3 ans dans le même type de poste, acquise en entreprise, secteur non marchand ou organisme public est un atout ;
• Une expérience de terrain de l'utilisation de SAP (modules MM, SRM) est un plus ;
• Bonne connaissance des principaux outils informatiques ; manipulation aisée d’Excel et de Word ;
• Sens des priorités, de la rigueur et de l’analyse ;
• Intégrité ;
• Capacités de négociation avec des fournisseurs et avec les utilisateurs·trices en interne, d’adaptation, d’écoute et esprit d’initiative ;
• Motivation à résoudre les conflits ;
• Bonne aptitude rédactionnelle et à la communication ;
• Capacité à travailler en équipe, sociabilité, sens relationnel et commercial affirmés ;
• La connaissance de l'anglais est un atout ;
• Une connaissance générale de la réglementation liée aux marchés publics est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.